Echte KI-Projekte im Mittelstand — keine Folien.

KI war überall Thema, aber niemand wusste, wo anfangen. Use Cases verschwanden in Excel-Schubladen, Workshops blieben ohne Nachverfolgung. Maschineneinstellungen beruhten auf Erfahrungswissen Einzelner — ging jemand in Rente, ging das Wissen mit. Die IT war überlastet, das Management ungeduldig.

Ein strukturierter, nachvollziehbarer Weg von der KI-Idee zur produktiven Anwendung — ohne Abhängigkeit von externen Beratern. Mitarbeiter, die KI eigenständig nutzen und bewerten. Ein transparenter Use-Case-Funnel und erste Quick Wins, die intern Vertrauen schaffen.

Ein SharePoint-basierter KI-Hub mit Use-Case-Funnel, Prompt-Library und KI-Academy. In Ganztages-Workshops mit 20+ Teilnehmern wurden Use Cases identifiziert, bewertet und priorisiert. Parallel: automatisierte Meeting-Protokollierung live, Maschinendatenauswertung pilotiert, standardisiertes Use-Case-Formular eingeführt.

Baustellen-Fortschritte wurden per Smartphone dokumentiert — Fotos landeten in privaten WhatsApp-Gruppen, wurden manuell sortiert oder gingen verloren. Bei Reklamationen fehlten Nachweise, bei Übergaben der Kontext. Meeting-Protokolle wurden handschriftlich geführt und selten geteilt.

Lückenlose, automatisierte Fotodokumentation von der Baustelle bis ins Archiv — ohne Medienbruch. Dazu ein digitales Wissensmanagement, das technisches Know-how für alle zugänglich macht, und Meeting-Protokolle, die automatisch erstellt und verteilt werden.

Eine KI-gestützte Fotodokumentation mit Power Apps und Power Automate — Fotos werden direkt auf der Baustelle erfasst, automatisch getaggt und in SharePoint archiviert. Dazu ein Wissensmanagement-Pilot mit strukturierter Dokumentensuche und vollständig automatisierte Meeting-Protokollierung: Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung, Verteilung.

Techniker im Außendienst mussten bei komplexen Produktanfragen manuell in umfangreichen Dokumentationen suchen — Datenblätter, Zertifikate, Konfigurationsanleitungen, verteilt über mehrere Systeme. Die Antwortzeiten litten, Wissen war an einzelne Experten gebunden, neue Mitarbeiter brauchten Monate zur Einarbeitung.

Ein KI-gestützter Service-Chatbot, der Technikern und Kunden sofort die richtige Antwort aus der gesamten technischen Wissensbasis liefert — rund um die Uhr, in mehreren Sprachen.

Ein RAG-basierter Service-Chatbot-Prototyp, der auf die technische Dokumentation und bestehende Q&A zugreift und Anfragen in Echtzeit beantwortet.

FIMA erhält laufend Materialzeugnisse per E-Mail — als PDFs in unterschiedlichen Formaten. Ein Mitarbeiter musste jede Mail öffnen, das Zeugnis prüfen, die Chargennummer heraussuchen und das Dokument von Hand im DMS ablegen. Bei hunderten Zeugnissen pro Monat ein Zeitfresser — fehleranfällig und bei Audits ein Risiko.

Ein vollautomatisierter Prozess: Materialzeugnis kommt per Mail rein, KI erkennt das Dokument, extrahiert die Chargennummer und legt das Zeugnis automatisch im DMS ab — korrekt zugeordnet, sofort auffindbar, audit-sicher.

Ein Intelligent-Document-Processing-Workflow: eingehende E-Mails mit Materialzeugnissen werden automatisch erkannt, die PDF-Anhänge per KI ausgelesen, die Chargennummer extrahiert und das Dokument automatisch im DMS abgelegt — mit korrekter Zuordnung zu Auftrag, Lieferant und Charge. Vom Posteingang bis zur archivierten Akte ohne manuellen Eingriff.

Mitarbeiter experimentierten unkontrolliert mit ChatGPT — keine KI-Richtlinie, keine Governance, keine Strategie. Meeting-Protokolle gingen unter, technisches Wissen existierte nur in den Köpfen einzelner Ingenieure. Die Geschäftsführung wollte handeln, aber sicher, strukturiert und mit messbarem Ergebnis.

Eine KI-Nutzung, die governance-konform, nachvollziehbar und produktiv ist. Kein unkontrolliertes Experimentieren mehr, sondern ein klarer Rahmen mit Richtlinie, Schulung und konkreten Anwendungen — und Mitarbeiter, die verstehen, was sie tun.

Zuerst eine KI-Richtlinie mit Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) als Fundament. Dann Copilot Chat für alle Mitarbeiter, eine automatisierte Meeting-Transkription mit intelligenter Empfänger-Filterung und regelmäßige KI-Sessions mit Agent-Building-Workshops. Die Mitarbeiter bauen jetzt eigene KI-Agenten — mit Leitplanken.