Als mittelständisches Unternehmen durch das
KI‒Sherpa® Programm zu mehr Gewinn
und mit unserem System in nur 6 Monaten durch Künstliche Intelligenz Ihre Abläufe automatisieren, das interne Wissen sichern und Ihre Teams spürbar entlasten.
5.0 von 5 (10 Reviews)
Ausgangssituation
AriensCo, ein international tätiger Hersteller von Outdoor-Power-Equipment, empfing täglich hunderte E-Mails auf zentralen Sammelpostfächern — Einkauf, Service, allgemeine Anfragen. Die manuelle Weiterleitung an die richtige Fachabteilung kostete mehrere Stunden pro Tag, Anfragen blieben liegen, Reaktionszeiten explodierten. Gleichzeitig suchte der Service-Bereich verzweifelt nach einer Möglichkeit, Produktdaten aus umfangreichen Servicedatenbanken schneller abrufbar zu machen — ohne dass jeder Techniker manuell durch PDF-Ordner scrollen muss.
Ziel
Klare Automatisierung der Eingangspost: Jede E-Mail soll automatisch klassifiziert und an die zuständige Person weitergeleitet werden — ohne menschliches Zutun. Parallel dazu ein KI-gestützter Service-Chatbot, der Technikern in Sekunden die richtige Antwort aus der Wissensdatenbank liefert. Das Ergebnis: weniger Suchzeit, schnellere Reaktion, zufriedenere Kunden.
Lösung
Im Rahmen des KI-Sherpa® Programms haben wir zwei zentrale Use Cases umgesetzt: Erstens einen Power-Automate-Flow, der eingehende E-Mails automatisch nach Absender, Betreff und Inhalt klassifiziert und an die richtige Person weiterleitet. Zweitens einen Azure-basierten Service-Chatbot mit RAG-Architektur, der auf die gesamte Servicedatenbank zugreift und Techniker-Anfragen in Echtzeit beantwortet. Beides strukturiert eingeführt — mit KI-Richtlinie, Multiplikatoren-Programm und dokumentierter AI Roadmap.
4 Prozesse automatisiert. Service-Antworten in Sekunden statt Stunden.
21 Use Cases identifiziert. 3 in Produktion. KI-Hub mit 20+ aktiven Nutzern.
Ausgangssituation
Die Bauck GmbH, ein führender Bio-Lebensmittelhersteller mit über 300 Mitarbeitenden, stand vor einem typischen Mittelstandsproblem: KI war überall Thema, aber niemand wusste, wo anfangen. Use Cases wurden in Excel gesammelt und verschwanden in Schubladen. Workshops blieben ohne Nachverfolgung. Maschineneinstellungen beruhten auf Erfahrungswissen einzelner Mitarbeiter — ging jemand in Rente, ging das Wissen mit. Die IT war überlastet, das Management ungeduldig.
Ziel
Ein strukturierter, nachvollziehbarer Weg von der KI-Idee zur produktiven Anwendung — ohne Abhängigkeit von externen Beratern. Mitarbeiter, die KI eigenständig nutzen und bewerten können. Ein transparenter Use-Case-Funnel, der zeigt, wo Potenzial liegt und was Priorität hat. Und erste Quick Wins, die intern Vertrauen schaffen.
Lösung
Mit dem KI-Sherpa® Programm haben wir einen SharePoint-basierten KI-Hub aufgebaut — inklusive Use-Case-Funnel, Prompt-Library und KI-Academy. In Ganztages-Workshops mit über 20 Teilnehmern wurden Use Cases identifiziert, bewertet und priorisiert. Parallel dazu haben wir automatisierte Meeting-Protokollierung live geschaltet, Maschinendatenauswertung pilotiert und ein standardisiertes Use-Case-Formular eingeführt. Die Mitarbeiter arbeiten jetzt eigenständig mit KI — und wissen, warum.
Ausgangssituation
FMB-E, ein mittelständischer Anlagenbauer mit 80 Mitarbeitenden, dokumentierte Baustellen-Fortschritte per Smartphone — Fotos landeten in privaten WhatsApp-Gruppen, wurden manuell in Ordner sortiert oder gingen komplett verloren. Bei Reklamationen fehlten Nachweise, bei Übergaben fehlte der Kontext. Meeting-Protokolle wurden handschriftlich geführt und selten geteilt. Die Folge: Informationsverlust, doppelte Arbeit und ein wachsendes Risiko bei der Qualitätssicherung.
Ziel
Lückenlose, automatisierte Fotodokumentation von der Baustelle bis ins Archiv — ohne Medienbruch, ohne manuelles Sortieren. Dazu ein digitales Wissensmanagement, das technisches Know-how für alle zugänglich macht. Und Meeting-Protokolle, die automatisch erstellt, zusammengefasst und an die richtigen Personen verteilt werden.
Lösung
Im KI-Sherpa® Programm haben wir eine KI-gestützte Fotodokumentation mit Power Apps und Power Automate aufgebaut — Fotos werden direkt auf der Baustelle erfasst, automatisch getaggt und in SharePoint archiviert. Parallel läuft ein Wissensmanagement-Pilot mit strukturierter Dokumentensuche. Die Meeting-Protokollierung wurde vollständig automatisiert: Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung und Verteilung — alles ohne manuellen Aufwand.
Von 45 Min. auf 3 Min. pro Fotodokumentation. 0 verlorene Nachweise.
Service-Antworten in Sekunden statt Stunden.
Ausgangssituation
Bürkert, ein weltweit führender Hersteller von Mess-, Steuer- und Regelungstechnik für Flüssigkeiten und Gase, stand vor einer klassischen Service-Herausforderung: Techniker im Außendienst mussten bei komplexen Produktanfragen manuell in umfangreichen technischen Dokumentationen suchen — Datenblätter, Zertifikate, Konfigurationsanleitungen, verteilt über mehrere Systeme. Die Antwortzeiten im technischen Service litten, Wissen war an einzelne Experten gebunden, und neue Mitarbeiter brauchten Monate, um sich einzuarbeiten.
Ziel
Ein KI-gestützter Service-Chatbot, der Technikern und Kunden sofort die richtige Antwort aus der gesamten technischen Wissensbasis liefert — rund um die Uhr, in mehreren Sprachen.
Lösung
Im KI-Sherpa® Programm haben wir einen RAG-basierten Service-Chatbot entwickelt, der auf die gesamte technische Dokumentation zugreift und Anfragen in Echtzeit beantwortet.
Ausgangssituation
FIMA Maschinenbau erhält von Lieferanten laufend Materialzeugnisse per E-Mail — als PDF-Anhänge, in unterschiedlichen Formaten, ohne einheitliche Struktur. Bisher musste ein Mitarbeiter jede Mail öffnen, das Zeugnis manuell prüfen, die Chargennummer heraussuchen und das Dokument von Hand im DMS ablegen. Bei hunderten Zeugnissen pro Monat ein enormer Zeitfresser — fehleranfällig, langsam und bei Audits ein Risiko, weil Zuordnungen fehlten oder Dokumente in persönlichen Postfächern verschwanden.
Ziel
Ein vollautomatisierter Prozess: Materialzeugnis kommt per Mail rein, KI erkennt das Dokument, extrahiert die Chargennummer und legt das Zeugnis automatisch im DMS ab — korrekt zugeordnet, sofort auffindbar, audit-sicher. Kein manuelles Öffnen, kein Suchen, kein Ablage-Chaos mehr.
Lösung
Im KI-Sherpa® Programm haben wir einen Intelligent-Document-Processing-Workflow aufgebaut: Eingehende E-Mails mit Materialzeugnissen werden automatisch erkannt, die PDF-Anhänge per KI ausgelesen und die Chargennummer extrahiert. Anschließend erfolgt die automatische Ablage im DMS — mit korrekter Zuordnung zu Auftrag, Lieferant und Charge. Der gesamte Prozess läuft ohne manuellen Eingriff, vom Posteingang bis zur archivierten Akte.
Chargennummern automatisch extrahiert. Materialzeugnisse vom Posteingang direkt ins DMS.
Von 45 Min. auf 3 Min. pro Fotodokumentation. 0 verlorene Nachweise.
Ausgangssituation
FMB-E, ein mittelständischer Anlagenbauer mit 80 Mitarbeitenden, dokumentierte Baustellen-Fortschritte per Smartphone — Fotos landeten in privaten WhatsApp-Gruppen, wurden manuell in Ordner sortiert oder gingen komplett verloren. Bei Reklamationen fehlten Nachweise, bei Übergaben fehlte der Kontext. Meeting-Protokolle wurden handschriftlich geführt und selten geteilt. Die Folge: Informationsverlust, doppelte Arbeit und ein wachsendes Risiko bei der Qualit ätssicherung.
Ziel
Lückenlose, automatisierte Fotodokumentation von der Baustelle bis ins Archiv — ohne Medienbruch, ohne manuelles Sortieren. Dazu ein digitales Wissensmanagement, das technisches Know-how für alle zugänglich macht. Und Meeting-Protokolle, die automatisch erstellt, zusammengefasst und an die richtigen Personen verteilt werden.
Lösung
Im KI-Sherpa® Programm haben wir eine KI-gestützte Fotodokumentation mit Power Apps und Power Automate aufgebaut — Fotos werden direkt auf der Baustelle erfasst, automatisch getaggt und in SharePoint archiviert. Parallel läuft ein Wissensmanagement-Pilot mit strukturierter Dokumentensuche. Die Meeting-Protokollierung wurde vollständig automatisiert: Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung und Verteilung — alles ohne manuellen Aufwand.
Ausgangssituation
Lingl, ein traditionsreicher Maschinenbauer mit internationalem Kundenstamm, stand unter Druck: Mitarbeiter experimentierten unkontrolliert mit ChatGPT, es gab keine KI-Richtlinie, keine Governance, keine klare Strategie. Meeting-Protokolle gingen unter, technisches Wissen existierte nur in den Köpfen einzelner Ingenieure. Die Geschäftsführung wollte handeln — aber sicher, strukturiert und mit messbarem Ergebnis.
Ziel
Eine KI-Nutzung, die governance-konform, nachvollziehbar und produktiv ist. Keine unkontrollierten Experimente mehr, sondern ein klarer Rahmen mit Richtlinie, Schulung und konkreten Anwendungen. Und Mitarbeiter, die nicht nur Tools bedienen, sondern verstehen, was sie tun.
Lösung
Im KI-Sherpa® Programm haben wir zuerst eine KI-Richtlinie mit Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) erstellt — das Fundament für jeden weiteren Schritt. Dann wurde Copilot Chat für alle Mitarbeiter freigeschaltet, eine automatisierte Meeting-Transkription mit intelligenter Empfänger-Filterung implementiert und regelmäßige KI-Sessions mit Agent-Building-Workshops durchgeführt. Die Mitarbeiter bauen jetzt eigene KI-Agenten — mit Leitplanken.
KI-Richtlinie live. Copilot für alle. Eigene Agenten für Angebotsvergleiche und Materiallisten-Prüfung.
20+ Firmen nutzen bereits KI-Sherpa®, um Prozesse zu digitalisieren, Kosten zu senken und Teams zu entlasten.
Was unsere Kunden sagen
"Mit der strukturierten KI-Schulung haben wir über 500 Mitarbeitende erfolgreich für den praktischen Einsatz von KI fit gemacht - ein echter Mehrwert für unser Unternehmen..."
Atilla Kücük, CIO, Leonard Weiss AG
"Der zweigeteilte KI-Workshop war ein voller Erfolg. Wir erhielten einen umfassenden Überblick und einen klaren 12-Monats-Fahrplan. Besonders wertvoll war der identifizierte Use Case, der echten Mehrwert bringt und nun gemeinsam umgesetzt wird. Wir sind jetzt bestens gerüstet, die Potenziale der KI zu nutzen."
Jürgen Wohlfarth, CEO, KW Automotive
"Unsere neue Informationssuche ist großartig. Alle Maschinenhandbücher und historischen Kundentickets sind jetzt an einem Ort verfügbar. Das spart uns Zeit und erhöht die Effizienz. Wir können schneller auf Anfragen reagieren und Probleme lösen. Auch die Einarbeitung wird erleichtert."
Markus Schmidt, Vice President, AriensCo
Presse - und Medienauftritte
Daniel Blümlein live auf der KI-ready Konferenz 2025
Siehe dir den exklusiven Vortrag von Daniel Blümlein an. Dieser wurde auf der renommierten KI-ready Konferenz 2025 aufgezeichnet und bietet tiefe Einblicke in die Herausforderungen mittelständischer Industrieunternehmen hinsichtlich KI - und wie diesen begegnet werden sollte.
Das Interview mit Maruan Faraj im Unternehmer-Podcast
Daniel Blümlein zu Gast im Interview bei dem Unternehmer-Podcast. Daniel teilt seine Erfahrungen und das Wissen, das er auf seinem Weg gesammelt hat. Dieses Interview bietet nicht nur Inspiration, sondern auch praktische Tipps, die jedem angehenden Unternehmer helfen können.
Entdecken Sie, was Daniel Blümlein jungen Gründern rät
Lese den aufschlussreichen Artikel in der Südwestpresse, über seinen Weg vom technologiebegeisterten Studenten zum KI-Berater – und warum er sich ganz bewusst für den Aufbau eines Unternehmnes in der ländlichen Region entschieden hat.
Häufige Frage
Unsere Antworten auf deine Fragen
Für wen ist der KI-Sherpa® geeignet?
Unsere Dienstleistung richtet sich an mittelständische Industrieunternehmen mit ab 75+ Mitarbeitenden, die KI nicht nur verstehen, sondern konkret nutzen möchten – z. B. zur Prozessautomatisierung, Wissenssicherung oder Produktivitätssteigerung mit Microsoft Copilot & Co.
Haben Sie Erfahrung in meiner Branche?
Ja – wir haben bereits über 35 KI-Projekte in Industrie, Maschinenbau, Handel und Produktion erfolgreich umgesetzt. Ob HR, Vertrieb, Einkauf, Service oder Geschäftsführung: Wir sprechen die Sprache des Mittelstands – nicht die der Konzernberater.
Warum sollte ich mich für den KI-Sherpa® entscheiden?
Weil wir nicht nur beraten, sondern mit Ihnen umsetzen. Unser 7-köpfiges Team bringt technische Expertise, Mittelstandsverständnis und erprobte Frameworks mit. Wir liefern keinen Foliensatz, sondern funktionierende Automatisierungen – oft in unter 10 Tagen.
Wie läuft der Bewerbungsprozess ab?
Nach deiner Bewerbung auf das kostenfreie Erstgespräch ruft dich ein Teammitglied an, um deine Ausgangssituation und Ziele zu verstehen. Wenn wir Potenzial sehen, vereinbaren wir ein Strategiegespräch mit Daniel. Du erhältst dabei einen konkreten Maßnahmenplan.
Wann kann ich mit dem ersten Ergebnis rechnen?
In der Regel setzen wir die ersten Use Cases innerhalb von 10 Tagen nach Projektstart um. Viele Kunden sparen bereits nach dem ersten Monat 20–40 Stunden – pro Abteilung. Das Ziel nach 6 Monaten sind mindestens 30min pro Tag pro Mitarbeiter. Das ist der Minimalwert, den wir bei unseren Kunden mindestens erreichen. Der Fokus liegt auf pragmatischen Quick Wins mit sichtbarem Effekt.
Bewirb dich jetzt auf ein kostenloses Erstgespräch!
Bitte beachte:Rein physisch ist es uns leider nicht möglich, mehr als eine handvoll Firmen zu betreuen und gleichzeitig starke Ergebnisse zu liefern.
Unsere Dienstleistung ist stark nachgefragt. Deshalb arbeiten wir ausschließlich mit ausgewählten Unternehmen, bei denen wir echtes Potenzial zur Umsetzung sehen. Im kostenfreien Erstgespräch prüfen wir gemeinsam, welche Strategien sich konkret für dein Unternehmen eignen – und wo der größte Hebel für spürbare Effizienzgewinne liegt.
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